BBTI Tips Werken met Tijden in Excel

Een BBTI Product www.bbti.nl

Werken met Uren en Minuten in Excel

Excel lijkt heel gemakkelijk om te gaan met tijden, toch zijn er een paar haakjes en oogjes:Type in een nieuw blad het volgende sheetje:

3:55
8:34

Plaats nu in de cel eronder de Som formule (Gebruik de S-knop).
Je ziet dat Excel het resultaat keurig in minuten en seconden uitrekent. Maar nu:Vervang die 3:55 door 15:27
Helaas hebben we nu bij de som nog maar 1 seconde over. Niet erg leuk als het je werktijd betreft en je salaris erop gebaseerd is. Excel plukt de dag en kijkt van nature niet verder. Maar je kunt het hem wel leren met een aangepaste functie:

Met de bewuste som-cel geselecteerd, kies uit het menu Opmaak [Celeigenschappen] en [Tabblad-Getal]
Kies uit de lijst Aangepast
Klik in het Type-veld, verwijder de aanwezige tekst en type [u]:mm (dat waren dus die "haakjes")
[OK]

En Excel is even ruimer gaan denken.

Van nu af aan kun je deze aangepaste tijdsfunctie uit het lijstje kiezen.

Maar we hadden die “oogjes” nog niet besproken. Die staan voor even verder kijken dan je neus lang is, want hoe staat het met negatieve uren/minuten? Type de volgende waarden eens in twee cellen onderelkaar:

10:00
12:00

En zet in de cel daaronder eens een formule die de tweede waarde (12:00) aftrekt van de eerste (bijv. =A1-A2).
Zorg ervoor dat in deze cel de eigenschap op [u]:mm staat (deze moet nu ook in het lijstje te vinden zijn) Het zal de ###### niet doen verdwijnen!!!

Een “oogjes”schijnlijk probleem. Excel kan met 2 verschillende datumsystemen werken. Het 1900-systeem en het 1904-systeem. Kies je voor het 1904-systeem dan kun je ineens ook met negatieve uren werken. (Ja, ja, je moet het maar weten) Dat gaat zo:

Kies [Extra/Opties] en dan het tabblad Berekenen
Vink hier Datumsysteem 1904 aan en [OK]
Je zou nu wel een negatieve tijd moeten hebben
Mocht je werkmappen aan elkaar gekoppeld hebben dan is het wel belangrijk dat die allemaal met hetzelfde systeem werken!